26. Mai. 2020

IT Financial Management: Alles, was Sie darüber wissen müssen

Wer einen IT-Service anbieten möchte, der sollte die Kosten zur Erbringung dieses Service ermitteln können. Denn nur ein wettbewerbsfähiger Service ist langfristig überlebensfähig. Dies gilt nicht nur für IT Service Provider, die ihre Services frei am Markt anbieten, sondern auch für den internen IT-Servicebereich eines Unternehmens. Um die notwendige Kostentransparenz zu schaffen, ist der Aufbau eines IT Financial Managements (ITFM) unerlässlich. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Dieser ist in Zusammenarbeit mit Fritz Kleiner, Buchautor von „ITFM aus der Praxis für die Praxis“, entstanden.

Alles was Sie über IT Financial Management wissen müssen

Standortbestimmung: Woran Sie Handlungsbedarf erkennen

Bevor wir darauf eingehen, wie ein gutes IT Financial Management aufgebaut sein sollte, ist es uns wichtig, aufzuzeigen, woran Sie Handlungsbedarf erkennen. Zahlreiche Gespräche mit IT-/Controlling-Verantwortlichen in den Unternehmen haben gezeigt, dass vor allem folgende Szenarien im Hinblick auf das Controlling und die Verwaltung der IT-Kosten und des IT-Budgets als unzufriedenstellend und wenig effizient eingestuft werden:

  • Die Kosten für die Business-Services werden gar nicht ermittelt, sondern gemeinsam mit anderen IT-Kosten über eine Umlage an die Konsumenten verrechnet. Eine verursachergerechte Verrechnung der Services ist damit nicht möglich. Eine häufige Folge ist, dass die Umlagen von den Servicekonsumenten als intransparent empfunden und auf Dauer nicht akzeptiert werden.
  • Viele IT-Organisationen nutzen mehrstufige, sehr kompliziert konstruierte Excel-Kalkulationen, um die IT-Servicekosten zu ermitteln. Nicht selten kommen immer weitere Ebenen hinzu bis schließlich eine Grenze erreicht wird, ab der keine Transparenz mehr möglich ist. Im schlimmsten Fall gibt es nur einen Excelcrack" im Unternehmen, der diese Kalkulationen beherrscht und pflegen kann. Darüber hinaus sind Excel-Kalkulationen nicht revisionssicher.
  • Das bisher eingesetzte IT-Financial-Management-Tool hat Schwachstellen hinsichtlich der Performance (Abrechnungsläufe können Tage dauern) oder weist eine mangelnde Flexibilität auf (fixe Servicemodelle oder unflexible Kostenallokationsregeln).

Grundlagen für den Aufbau eines IT Financial Management

Die oben beschriebenen Szenarien zeigen, wann Handlungsbedarf besteht. Nur der Aufbau eines IT Financial Management mithilfe eines geeigneten IT-Financial-Management-Tools sorgt dafür, dass die beschriebenen Schwachstellen abgeschafft werden. Für den Aufbau eines IT Financial Management sind die folgenden 6 Grundlagen wichtig:

1. ITFM-Umfang abgrenzen

Das IT Financial Management besteht aus drei verschiedenen Disziplinen:

  1. Budgetplanung und Kostenrechnung: Bei der Kostenrechnung geht es um die Ermittlung der Kosten für die Erbringung der Services auf Basis des geschätzten Servicebedarfs (Demand) und der Budgetplanung. Ausgehend von den Kosten können die Servicepreise festgelegt werden.
  2. Verrechnung: Bei der Verrechnung wird sichergestellt, dass die erbrachten Services dem Leistungsbezieher korrekt in Rechnung gestellt werden.
  3. Controlling: Im Controlling werden die unterjährig anfallenden Kosten mit der Planung verglichen.

Es ist wichtig, dass Sie zu Beginn des ITFM-Projekts klären, welche Aufgaben von dem geplanten ITFM übernommen werden sollen.

2. Zusammenarbeit zwischen Finanz- und IT-Abteilung etablieren

Eine gute und lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen der internen Finanz- und der IT-Abteilung ist ein wichtiger Garant für eine erfolgreiche ITFM-Umsetzung. Das spezifische Wissen aus beiden Bereichen ist erforderlich, denn häufig haben die Finanzspezialisten kein Wissen über die IT-Services und deren Zusammensetzung und die IT-Spezialisten sind keine Finanzfachleute und kennen die Finanzströme im Unternehmen nicht.

Die erste wichtige Entscheidung, welche Sie gemeinsam treffen müssen, ist die, ob das ITFM als Hilfsbuchhaltung neben der bestehenden Finanzbuchhaltung (FIBU) und Betriebsbuchhaltung (BEBU) aufgesetzt werden soll, oder ob das ITFM in die bestehende Betriebsbuchhaltung integriert werden soll.

Die Integration des ITFM in die BEBU wird vielfach bei externen IT-Dienstleistern angewendet, da dort die Erzeugnisse des Unternehmens in der Regel den IT-Services entsprechen. Bei Unternehmen anderer Branchen empfiehlt es sich, für das ITFM eine eigene Hilfsbuchhaltung inklusive eines eigenen ITFM-Tools zu etablieren.

3. Servicestruktur definieren

Auf der einen Seite gibt es Services, die das Fertigerzeugnis beschreiben, die sogenannten „Business IT-Services" (BITS) oder auch „Customer Facing IT-Services". Dies sind z. B. Desktop-Arbeitsplatz-BITS, E-Mail and Collaboration-BITS oder auch Services, die auf den Geschäftsanwendungen basieren, z. B. Produktionsplanung-BITS oder Logistik-BITS.

Auf der anderen Seite gibt es Komponenten, die Halbfertigzeugnisse beschreiben, aus denen die Business IT-Services zusammengebaut werden – die sogenannten „IT-Services" (ITS) oder auch „Supporting IT-Services". Für die Etablierung des ITFM sind beide Service-Arten sehr wichtig, da sie Objekte bilden, auf welchen die jeweiligen Kosten gesammelt werden. In der nachfolgenden Abbildung ist ein Service-Modell dargestellt:

4. Serviceabhängigkeiten in der CMDB dokumentieren

Die Configuration Management Database (CMDB) wird für die Kostenrechnung und ggf. für die Verrechnung zu einem wichtigen Datenlieferanten. Neben den technischen Configuration Items (CIs), z. B. Server-Boxen, Datenbanken, RZ-Switches, werden auch die IT-Services und Business IT-Services in der CMDB abgebildet.

Zusätzlich ist es notwendig, spezielle finanzorientierte Attribute auf Stufe der technischen CIs in der CMDB einzuführen. Diese bilden ab, welche Mengenanteile eines IT-Services für einen bestimmten Business IT-Service notwendig sind. Damit lassen sich die Betriebskosten dieser Business IT-Services ermitteln.

5. Kosten für Betrieb und Veränderung unterscheiden

Für die Etablierung des ITFM empfiehlt es sich, drei Kosten-/Verrechnungsgruppen zu unterscheiden. Die Unterscheidung ist nicht nur in der Kostenrechnung, sondern auch bei der Verrechnung der IT-Leistung hilfreich, da mit diesen die Komplexität vereinfacht wird.

  • Change the Business (CtB): Unter diese Gruppe fallen alle großen und mittleren Veränderungen oder der Aufbau von neuen Services im Rahmen von Projekten bzw. Releases.
  • Run the Business (RtB): Diese Gruppe repräsentiert alle Aufwendungen, die in Verbindung mit der Betriebsleistung, basierend auf den im SLA vereinbarten Service Levels für die entsprechenden Business IT-Services, stehen.
  • Maintain the Business (MtB): Damit nicht für jede kleine Änderung ein Budget erstellt werden muss, wird vielfach ein MtB-Budget als Sammeltopf für kleine Veränderungen pro Business IT-Service festgelegt.

6. Detailtiefe begrenzen

Die Kostenermittlung kann sehr komplex werden, wenn versucht wird, bis ins Detail den genauen Kostenanteil von Shared-Komponenten zu ermitteln. Die Ermittlung der Kosten für die Servicekonsumation ist immer nur ein Annäherungsverfahren. Bei Shared Services ist es sehr aufwändig, eine genaue Erhebung der effektiven Konsumation vorzunehmen. Aus diesem Grund sollten Sie die Kosten von Shared Services, die keine hohen Kosten verursachen, über ein einfaches Umlageverfahren verteilen. In einem zweiten Schritt können Sie, falls finanziell sinnvoll, die „Ungenauigkeiten" in der Kostenrechnung korrigieren. Optimalerweise unterstützt das ITFM-Tool Kalkulationssimulationen, was diesen Ansatz sehr stark vereinfacht.

Ermittlung der IT-Kosten basierend auf den IT-Services

Sehen Sie selbst, wie einfach die Ermittlung, Verrechnung und Planung von IT-Servicekosten mithilfe eines ITFM-Tools in der Praxis aussehen kann!

Im Video konnten Sie sehen, wie einfach die Ermittlung und Verrechnung der IT-Servicekosten in der Praxis mithilfe eines ITFM-Tools aussehen kann. In der Theorie sieht die Vorgehensweise wie folgt aus:

Im Bereich der RtB-Kostengruppe werden die Kosten, wo immer möglich, auf die IT-Services verbucht. Dazu werden Arbeitszeiten der IT-Mitarbeitenden, die sie für die Erbringung des Betriebs einsetzen, direkt auf die entsprechenden IT-Services gebucht. Auch Lieferantenrechnungen (z. B. Wartungsverträge für Server) für die Sicherstellung des Betriebes werden, wo immer möglich, den IT-Services zugewiesen. Auch Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung werden entsprechend umgelegt. So werden die Gesamtkosten für den Betrieb der IT-Services ermittelt.

Zur Ermittlung der Kosten für die Business IT-Services (Endkostenträger) werden nun die Kostenanteile der IT-Services summiert, die zur Erbringung des Business IT-Service notwendig sind. Die entsprechenden Informationen, d. h. welche IT-Services mit welchen Mengenanteilen berücksichtigt werden müssen, werden aus der CMDB gelesen.

Neben den RtB-Kosten werden im ITFM auch die Kosten für einzelne Projekte (CtB) und die Kosten für Kleinaufträge (MtB) mit einem entsprechenden Budget ermittelt und ausgewiesen.

Verrechnung der Business IT-Services

Es gibt zwei Fälle, die bei der Verrechnung der Business IT-Services unterschieden werden.

  1. Die IT ist ein reines Cost Center: In diesem Fall werden die reinen Servicekosten verrechnet.
  2. Die IT ist ein Profit Center: In diesem Fall dürfen den Leistungsbeziehern Servicepreise mit Margen berechnet werden.

Letztlich werden die zu verrechnenden Kosten durch Multiplikation der Servicekosten bzw. Preise mit den tatsächlichen abgerufenen Servicemengen ermittelt.

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Themen: IT Financial Management, Best Practices




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